Pasos para realizar videoconferencias

Cómo realizar una videoconferencia eficaz

Tubigú

Las video conferencias son una herramienta comercial eficaz por innumerables razones, y actualmente con toda la situación que estamos viviendo está siendo ya parte de nuestro día a día.

Desde informar a los empleados internos sobre los cambios o mantener a los clientes al día sobre los acontecimientos de la empresa, las conferencias telefónicas son una forma de comunicar esta información.

La clave para ejecutar una llamada de conferencia eficaz, de acuerdo con todos los servicios de conferencia, comienza en la preparación que hace antes de que comience la llamada de conferencia.

Vivimos en una era en la que las personas están conectadas por la tecnología. Con los avances en la tecnología de la comunicación, ahora tenemos acceso a métodos de comunicación mas sofisticados y efectivos.

Las personas pueden interactuar entre sí a través de medios electrónicos y esto ha allanado el camino para que las corporaciones y las empresas se conecten mejor con socios y empleados. Hay muchas formas en las que las reuniones y conferencias pueden tener lugar con los participantes en diferentes lugares al mismo tiempo.

La tecnología nos ha permitido conectarnos sin problemas con las personas de nuestra elección en cualquier momento y en cualquier lugar del mundo.

La videoconferencia es un tipo de conferencia a distancia en la que dos o más personas pueden conectarse e interactuar visualmente entre sí. Este método ha permitido a empresas y organizaciones celebrar reuniones cara a cara con personas sin necesidad de trasladarse a un lugar en particular.

Las plataformas de video conferencias ayudan a realizar videoconferencias con personas de todo el mundo. Tiene una amplia variedad de soluciones de videoconferencia para todas sus necesidades comerciales.

Es una forma muy popular y poderosa de permitir que las presentaciones, conferencias y otros contenidos de audio y video se transmitan en vivo y sean accesibles para todos los miembros desde diferentes ubicaciones. En este artículo profundizaremos en la importancia de las videoconferencias para las empresas.

La videoconferencia está habilitada por un software integrado que asegura que usted tenga una experiencia rica y de calidad. Le permite conectarse con diferentes usuarios y tener conversaciones con ellos al mismo tiempo.

El software también tiene características para programar reuniones, compartir pantalla, correo electrónico, funcionalidad de chat, análisis de votaciones y una serie de otras herramientas que hacen que sea muy conveniente para corporaciones y organizaciones llevar a cabo reuniones con varias personas y recibir información de ellas también. Por lo tanto, ayuda a las personas a celebrar conferencias y reuniones entre sí con un efecto de tiempo real.

También pueden realizar videoconferencias con personas en plataformas cruzadas. Por eso es importante la videoconferencia. Los usuarios y participantes pueden hablar con la persona que ven en la pantalla o en un monitor en tiempo real.

¿Qué es la videoconferencia?

La videoconferencia describe reuniones en línea que tienen lugar a través de Internet para conectar sistemas de videoconferencia en salas de reuniones con dispositivos personales como computadoras portátiles o dispositivos móviles con cámaras web integradas. El uso de una solución de videoconferencia simple y unificada con soporte para compartir pantalla permite a sus equipos globales estar más conectados, productivos y comprometidos.

Pasos para realizar videoconferencias

¿Por qué la videoconferencia es importante en los negocios?

La videoconferencia ayuda a romper las barreras de distancia entre las empresas. A continuación, enumeramos la importancia de la videoconferencia en los negocios:

1. Comuníquese con varias personas al mismo tiempo

Las videoconferencias le permiten realizar reuniones con varias personas al mismo tiempo. Puede hablar y charlar con personas de diferentes partes del mundo en la comodidad de su residencia u oficina. Los dueños de negocios pueden conectarse con clientes y empleados y mantener discusiones. La planificación estratégica y las reuniones que requieren la presencia de varios miembros se pueden realizar con facilidad. Tiene la opción de hablar con varias personas al mismo tiempo y llevar a cabo sus estrategias comerciales con facilidad. Por lo tanto, los proyectos se completan mas rápido y los acuerdos se finalizan en un corto período de tiempo.

2. Ahorre tiempo y dinero en sus viajes.

Ahorra tiempo y dinero relacionado con los viajes de negocios. Los dueños de negocios se conectan con las personas por videoconferencia para reuniones de rutina, negociar acuerdos, entrevistar candidatos, etc. De esta manera, se ahorra mucho dinero en el costo de viajar a diferentes lugares. Esto es muy beneficioso para una empresa a medida que comienzan a obtener más beneficios. Por lo tanto, la videoconferencia juega un papel clave en la reducción de los costos de funcionamiento del negocio.

3. Vincular a todos sus trabajadores a través de un software

Su empresa puede tener trabajadores móviles que se encuentran dispersos en diferentes ubicaciones. Puede vincularlos a todos a través de videoconferencias desde sus teléfonos móviles. También le permite verificar el paradero y las actividades de los empleados. Por lo tanto, puede vigilar a todos sus trabajadores en cualquier lugar en el que se encuentren. Esto conduce a una mejor administración y garantiza que todos sus empleados estén en el buen camino.

4. Aumento de la productividad

Se obtiene un aumento de la productividad entre los equipos. La videoconferencia permite a los participantes mantenerse más concentrados y alertas sobre el tema de discusión. Por lo tanto, los proyectos se completan mucho más rápido. La productividad también aumenta y sus empleados se sienten más sincronizados entre sí. La mayoría de los software tienen funciones como video y audio HD, pantalla compartida gratuita. Les ayudan a tener una conferencia eficaz con todas las herramientas de gestión a mano.

5. Una mejor manera de interactuar y conectarse con las personas

La videoconferencia ayuda a mejorar la comunicación y restablecer las relaciones. Durante una videoconferencia puede ver el lenguaje corporal y las expresiones faciales de los participantes. Esto conduce a una colaboración más eficaz y rápida. Ayuda a que los empleados sientan que también están cerca de la oficina en casa. Ayuda a los empleados a ganar confianza en sus empleadores y también a una mejor comprensión entre ellos.

6. Ayudar a las telecomunicaciones

La videoconferencia también ayuda a las telecomunicaciones. Ayuda a proporcionar una pantalla visual a su llamada de audio normal. Si los empleados tienen horarios de trabajo flexibles, las videoconferencias pueden ser una buena forma de frenar la falta de interacción entre los empleados.

7. Otros beneficios

También puede organizar sus conferencias y reuniones independientemente del tiempo. También puede hablar con varias personas en un día, lo que no hubiera sido posible simplemente viajando a todos los lugares. También obtiene mejores capacidades de trabajo en equipo y mejores resultados de proyectos grupales. La videoconferencia también le permite modificar la conferencia con funciones como pizarras digitales, organización y programación de conferencias y chat de texto también.

Pasos para realizar videoconferencias

Pasos para realizar la video conferencia por excelencia

  1. Escriba una agenda del día que se establecerá cómo guía a lo largo de toda la video conferencia. Tendrá el objetivo para que todos los participantes puedan seguirla, y para usted, como facilitador de la teleconferencia, pueda mantener el rumbo de la misma.
  2. Distribuya la agenda una vez que la haya finalizado, deberá enviarla a los participantes por correo electrónico el día anterior o por lo menos unas 3 a 5 horas antes de la hora fijado de la video conferencia telefónica.
  3. Reúna todas sus notas unos 5 a 10 minutos antes de la hora programada para la llamada. Las conferencias telefónicas efectivas deben tener definido con anterioridad una duración establecida, y empezar y finalizar a la hora acordada y según el horario establecido en la agenda.
  4. Elija un lugar tranquilo para realizar la llamada. Cierre la puerta de su oficina o vaya a una sala de conferencias de negocios donde pueda realizar la llamada en un lugar tranquilo y sin distracciones.
  5. Establezca las expectativas de la llamada por adelantado. Cuando inicie la llamada por primera vez, informe a los asistentes de las reglas de la llamada. Por ejemplo, dígales cómo silenciar y reactivar sus micrófonos, sus cámaras, si responderá preguntas durante la llamada existen aplicaciones que permiten levantar la mano pidiendo la palabra.
  6. Es muy importante siempre seguir la agenda. Para evitar que la llamada se desvíe por la tangente o fuera de tema, apéguese a la agenda.
  7. Haga un resumen al final de la llamada. Cerca del final de la llamada, ahorre unos minutos al final de la llamada de conferencia para recapitular la información cubierta en la llamada.
  8. Proporcione información de contacto o pasos adicionales. Puede proporcionar su información de contacto o la información de contacto adecuada para aquellos en la llamada que tengan preguntas o necesiten hacer un seguimiento después de que finalice la llamada. Si los asistentes tienen algo que hacer después de que finalice la llamada, asegúrese de informarles el siguiente paso.

Pasos para realizar videoconferencias

Los 5 beneficios principales del uso de videoconferencias para su negocio

Estas son las cinco ventajas principales de las videoconferencias y las formas en que las empresas modernas están utilizando nuevas herramientas de comunicación para transformar la forma en que se comunican.

1. Habilita la fuerza laboral digital

El software de videoconferencia no solo crea una cultura de reuniones más colaborativa en su organización, es una base para habilitar la fuerza laboral digital actual. Las videoconferencias ayudan a los equipos a mantener conexiones humanas, independientemente de la ubicación física, lo que acelera la toma de decisiones y mejora su capacidad para colaborar a nivel mundial.

2. Simplifique la gestión y la usabilidad

Los equipos necesitan acceso a las soluciones de colaboración que les permitan reunirse a través de conferencias de audio, videoconferencias, uso compartido de pantalla y mensajería instantánea en tiempo real. Pero confiar en demasiadas soluciones desesperadas puede complicar demasiado todo. Al implementar una solución de reuniones en línea consolidada con una interfaz de usuario simple que se administra de forma centralizada, los equipos pueden concentrarse en sus reuniones en lugar de tener que preocuparse por solucionar problemas en cada reunión.

3. Comunicación y cultura del rally

La fuerza laboral actual prioriza la movilidad, la flexibilidad y las formas modernas de comunicación sobre las oficinas privadas y el aislamiento. Llevar a los trabajadores remotos cara a cara con los empleados de la oficina puede aumentar la productividad en ambos extremos y reducir los costos de viaje al mismo tiempo. La comparación de los costos de viaje y los costos de la videoconferencia muestra que la videoconferencia es un verdadero ganador. Ya sea que su empresa esté formada por empleados remotos, dispersos globalmente o simplemente enfatice un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida, la videoconferencia tiene la capacidad única de llevar la conexión humana de la comunicación cara a cara a cada interacción.

4. Aumenta la confiabilidad de la comunicación

La videoconferencia proporciona una forma rápida y segura de comunicarse con sus equipos. A medida que el video continúa evolucionando hasta convertirse en una función crítica para el negocio, es importante priorizar la confiabilidad del servicio de clase empresarial y la confiabilidad del soporte en su solución.

5. Mejora el valor y reduzca la redundancia

Las empresas están actualizando sus proveedores de conferencias web o de audio heredados y están encontrando más valor en soluciones completas de videoconferencias que incluyen conferencias de audio, uso compartido de pantalla, chat, grabación de reuniones y transmisión en vivo de eventos. El costo total de propiedad de mantenimiento y licencias para múltiples proveedores solo agrega costos innecesarios y complejidad para los usuarios finales de la solución.

Conclusión

Por lo tanto, la videoconferencia es beneficiosa tanto para las empresas como para las escuelas. Ayuda a acortar la brecha entre el empleador y los empleados. La videoconferencia ahora se ha vuelto más popular con el desarrollo de VoIP que hace uso de la infraestructura subyacente de la red para hacer que la comunicación sea gratuita.

El vídeo, la voz y otros datos se transmiten de un punto a otro en forma de paquetes. La videoconferencia también necesita un alto nivel de ancho de banda en comparación con una conexión de video normal.

La videoconferencia ha hecho posible que empresas y organizaciones se conecten entre sí. También ha llevado a un aumento en una serie de aplicaciones y software de videoconferencia. Desde costos reducidos de viaje, finalización más rápida de proyectos hasta mejores comunicaciones entre los miembros de un equipo, las videoconferencias pueden ser una gran ayuda para cualquier empresa u organización.

 

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